Despacho físico: ¿una realidad en extinción?

Despachos que literalmente “siembran el pánico” en sus contrarios cuando entran en determinados casos, ya que su ultraespecialización viene acompañada normalmente de una gran inversión

I.- Las sedes de los despachos de abogados antes de la pandemia

Para abordar la cuestión “Despacho Físico ¿una realidad en extinción?” debemos establecer un punto de partida y ese punto se inicia con otra pregunta: ¿cómo era la abogacía antes de la pandemia?

No hace muchos meses atrás, cuando la pandemia no había invadido aún nuestro día a día, los grandes Despachos de Abogados estaban siendo los protagonistas de las operaciones inmobiliarias en las mejores zonas de las ciudades españolas, ocupando los edificios emblemáticos de las mismas.

En este sentido, importantes Firmas Internacionales tales como; Baker McKenzie, Allen & Overy, Andersen, Latham & Watkins o Pinsent Masons, apostaban por imponentes oficinas, sobre todo en Madrid, y a esta política de crecimiento se unieron también las Firmas Españolas como por ejemplo; Pérez-Llorca, Écija, o Gómez-Acebo y Pombo, todo ello en la búsqueda de un sitio emblemático, que las identificaran con sus lugares de trabajo.

Para fomentar precisamente el “teamwork”, el sector derivó también en un cambio de configuración de sus espacios de trabajo y de sus dinámicas de relación laboral interna

También, el mantra que se repetía en la abogacía era el del “teamwork” y el “networking”, y este lema se implementaba incluso desde las propias Escuelas de Negocios, donde lo mostraban como la configuración esencial para un trabajo jurídico de calidad, es decir, un objetivo único con un razonamiento transversal en base a la interrelación directa entre profesionales y clientes. Tampoco debemos de olvidar que, sobre todo desde los grandes Despachos, se organizaban asiduamente; jornadas formativas, eventos corporativos, cenas de empresas, convivencias entre equipos… con el objetivo corporativo de que la relación interpersonal fuese beneficiosa y se reflejara a su vez en los trabajos que realizaban las Firmas.

Así pues, para fomentar precisamente el “teamwork”, el sector derivó también en un cambio de configuración de sus espacios de trabajo y de sus dinámicas de relación laboral interna, todo ello con el objetivo de facilitar la innovación y la interrelación entre los equipos multidisciplinares del propio Despacho. Es decir, los abogados dejaban de trabajar en; salas individuales, aisladas, con grandes mesas y estanterías llenas de compendios jurídicos, para pasar a; espacios abiertos, zonas comunes, módulos compartidos y los pocos espacios individuales que se mantenían, se componían con cristaleras para dotar, si acaso, de privacidad sonora pero no visual. Estabamos en la era del enriquecimiento interpersonal a través de la relación directa entre los miembros del Despacho, o al menos ese era el objetivo que se pretendía conseguir desde los departamentos de recursos humanos.

Pero esta tendencia no era exclusiva de los grandes Despachos, nacionales o extranjeros que aparecen año tras año en los rankings jurídicos, sino que también se sumaban las llamadas Boutiques especializadas, pequeños Despachos que literalmente “siembran el pánico” en sus contrarios cuando entran en determinados casos, ya que su ultraespecialización viene acompañada normalmente de una gran inversión en; recursos, conocimiento y digitalización. Estas boutiques jurídicas, al igual que sucede con las boutiques de moda, se situaban en las mejores zonas de las ciudades y su composición de espacios era exquisita. Respecto a las firmas jóvenes y los abogados independientes, la tendencia era la de reducir gastos y compartir oficinas en centros de negocio o “coworkings” en los que pudieran surgir sinergias colaborativas, pero siempre tratando de apostar por localizaciones que aportaran la distinción al valor de marca que trataban de crear.

En definitiva, la sede de cualquier Despacho de Abogados, independientemente de su tamaño, al menos hasta que estalló la pandemia, era la carta de presentación, tanto para los clientes, como para los propios abogados que trabajaban en ellas, ya que era el signo de distinción y prestigio. Además, los espacios de estas sedes se estudiaban milimétricamente para apostar por la interrelación personal y de esta manera enriquecer los proyectos a partir de la confluencia de conocimientos multidireccionales. Pero también, la modernidad, la elegancia, la vanguardia, etc., de los espacios, se presentaba como la mejor de las campañas de marketing. Y es que la primera percepción que las sedes de los Despachos de Abogados aparentaban dar, era la de percibir que estabas más bien en un hotel que en una Firma Jurídica. Las recepciones de las oficinas así te lo hacían creer, encontrándote desde; aparcacoches, personal de protocolo/imagen, grandes salones de espera al estilo hall… ya que en cierto modo, también se vendía una experiencia y como hemos adelantado, no solo al cliente, sino también al propio personal del Despacho, que se debía sentir orgulloso de trabajar en dichos lugares.

La sede de cualquier Despacho de Abogados era la carta de presentación, tanto para los clientes, como para los propios abogados que trabajaban en ellas

De hecho, el propio Colegio de Abogados de Madrid se sumó a esta tendencia creando “Espacio Abogacía” en la C/Bravo Murillo de la ciudad de Madrid para prestar servicios a sus colegiados con zonas de; coworking, salas de reuniones formales e informales, despachos individuales (pero con cristaleras por supuesto) y además un equipo de recepción y protocolo en la entrada. Tampoco olvidemos que una de las más prestigiosas cantera de abogados y escuela jurídica internacional, IE Universty, inaugura en Septiembre de este 2021 la “IE Tower” en el Norte de Madrid, un centro educativo que fue proyectado antes de la pandemia y que tendrá 180 metros de altura, 35 plantas, 50.000 m2 de superficie y una capacidad para 6.000 alumnos. Es decir, que la apuesta por la presencialidad en el sector jurídico era fuerte y dicho sea de paso, el IE no ha variado su proyecto durante la pandemia.

Ilustre Colegio de Abogados de Madrid (Foto: Economist & Jurist)

En conclusión, la idea estaba calando y funcionaba, ya que solo había que acudir a las facturaciones anuales o a la demandas de empleo de los jóvenes abogados que querían trabajar y hacer carrera para estos Despachos con sedes con relevancia posicional y vanguardistas.

II.- La adaptación de los despachos de abogados durante la pandemia

Tras el inicio de la pandemia, ríos de tinta han corrido sobre cómo ha afectado la presencialidad y la necesidad de estructurar las Sedes de los Despachos de Abogados. Lo cierto es que el COVID-19 ha afectado al mundo jurídico, pero como también ha afectado al conjunto de la sociedad.

Los Despachos, independientemente de su tamaño, si han sabido estar a la altura de sus clientes en los momentos más duros de la pandemia

El Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declaró el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 fue un antes y un después para la manera en la que entendíamos la vida hasta entonces. El encierro domiciliario provocó incluso que el CGPJ acordara la suspensión de las actuaciones judiciales y de los plazos procesales en todo el territorio nacional. Pero lo curioso de esta cuestión, es que en mayor o menor medida, los Despachos de Abogados sí siguieron prestando sus servicios y de hecho, el Real Decreto-ley 10/2020, de 29 de marzo, incluyó a despachos y asesorías legales como servicios esenciales. Esto quería decir, que debían seguir funcionando ya que incluso, habían surgido nuevas cuestiones y controversias jurídicas a tramitar entorno a la pandemia (ERTES, suspensión de contratos, prestaciones extraordinarias…).

En líneas generales, los Despachos, independientemente de su tamaño, si han sabido estar a la altura de sus clientes en los momentos más duros de la pandemia. Paradójicamente, al contrario de lo que sucedió con la Administración de Justicia, que a todos los efectos paró y no fue hasta el 15 de abril de 2020, cuando permitió de nuevo reactivar la presentación de escritos por medios telemáticos, es decir, no a retomar la actividad, sino a presentar escritos, los Despachos estuvieron siempre a disposición de sus clientes para ayudarles en sus problemas e inquietudes y esta cuestión, fue gracias al trabajo previo que habían realizado entorno a la digitalización, ya que los éxitos se fraguan por anticipado.

Obviamente era difícil que los Despachos anticiparan una pandemia como la del COVID-19, pero sí se anticiparon a la transformación digital de la abogacía. Pocos Despachos hoy en día pueden permitirse, desde hace años, trabajar sin un buen software de gestión de; documentos, expedientes, clientes, facturación… a los que se puede acceder desde la nube y desde cualquier dispositivo o lugar. Además, las reuniones por videoconferencia estaban ya a la orden del día desde antes de la pandemia, y el hecho más significativo es que la gran mayoría de los Despachos contaban con salas de reuniones donde se incluían pantallas con sistemas de cámaras y sonido para realizar las mismas de manera ordinaria, las cuales además ahorraban costes en desplazamientos tanto nacionales como internacionales. También, la revolución digital estaba implementada en la telefonía, donde las centralitas de los Despachos trasladaban las llamadas donde estuviera el letrado en cuestión, ya fuera a su puesto dentro del propio Despacho, a su móvil personal o incluso a su vivienda.

Era difícil que los Despachos anticiparan una pandemia como la del COVID-19, pero sí se anticiparon a la transformación digital de la abogacía

Es decir, cuando el COVID-19 nos sorprendió, pero la gran mayoría de los Despachos ya tenían hechos los deberes y sus abogados y empleados, podían trabajar en remoto con bastante normalidad. Obviamente si han existido algunos problemas, ya que se pasó del todo al nada, es decir, de la presencialidad al teletrabajo radical, y en determinados momentos hubo cierto colapso por ejemplo en los softwares de gestión, sobre todo en los Despachos que usan los suyos propios y no los tenían contratados con empresas informáticas externas sino que los mantenían su propio personal informático. Lo que si es evidente que los Despachos que han tenido problemas para realizar su labor ordinaria durante el COVID-19, es que directamente iban tarde en la transformación digital, como desgraciadamente le pasó a la Administración de Justicia, que solo podían trabajar si los funcionarios estaban físicamente en sus puestos.

Así pues, durante los meses de encierro, como es lógico, las sedes físicas, donde tanto recursos se habían invertido y que en muchas ocasiones eran los buques insignias de las Firmas, quedaron absolutamente inutilizadas. Pero este efecto no fue exclusivo para la Abogacía, también el Wanda Metropolitano dejó de llenarse los fines de semanas o diariamente el Museo del Prado, lógicamente. El hecho es que de un día para otro, oficinas que aglutinan un gran número de abogados, como pudieran ser las Sedes madrileñas de; Garrigues en C/Hermosilla, Cuatrecasas en C/Almagro o Uría en C/Príncipe de Vergara, se convirtieron en edificios fantasmas.

«Era difícil que los Despachos anticiparan una pandemia como la del COVID-19, pero sí se anticiparon a la transformación digital de la abogacía» (Foto: Economist & Jurist)

III.- El futuro de los despachos de abogados tras la pandemia

Aunque aún nos queda camino por recorrer para considerar que hemos salido completamente de la pandemia, podemos afirmar que todas las crisis, ya sean económicas, sociales, sanitarias… traen aparejadas cambios y adaptaciones a las circunstancias. En este sentido, el mundo de la abogacía también sufrirá modificaciones y estos cambios dependerán, ahora si, del tamaño del Despacho de Abogados:

• Grandes Despachos: En una gran firma, no todos los abogados tienen otorgadas competencias comerciales o de atención directa al cliente. Es decir, un abogado junior no realiza las gestiones de captación de clientes para el despacho e incluso pocas veces se reúne directamente a solas con los clientes, sino que lo hace en compañía, si acaso, del asociado si así además se lo ha delegado el Socio correspondiente.

Los socios de estas corporaciones, antes de la pandemia, también estaban gran parte de sus jornadas fuera de las Sedes

En los grandes Despachos, los abogados más jóvenes, al no disponer además de carteras de clientes, durante la pandemia, se ha evidenciado que no es absolutamente necesario que estén en sus puestos de las sedes físicamente, ya que el trabajo de estos está perfectamente institucionalizado y se compone de niveles totalmente jerarquizados, por lo que el teletrabajo es perfectamente viable para las funciones que ellos realizan y además se ahorrarían en el futuro el miedo de marcharse del Despacho antes que el socio.

Pero es que además, los socios de estas corporaciones, antes de la pandemia, también estaban gran parte de sus jornadas fuera de las Sedes y muchas veces en labores comerciales o de representación del propio Despacho, acudiendo por ejemplo a; conferencias, dando clases en Universidades o Escuelas de Negocios, atendiendo personalmente cuestiones de clientes, cerrando operaciones en otras oficinas y ciudades…

También estas grandes Firmas tienen suficientes recursos para dotarse de infraestructura digital para trabajar en remoto con plenas garantías. Es decir, un gran Despacho si puede funcionar cuanto menos en un híbrido de semipresencialidad.

El mantra de “equipos juntos y unidos” directamente se esfumaría

Ahora bien, la situación de desprenderse al completo o reducir a su mínima expresión las sedes de estos Despachos, cambiaría absolutamente el rumbo de la estrategia anterior diseñada en torno; al “teamwork”, al aprendizaje de los más jóvenes y al sentimiento de marca y de prestigio para los abogados que trabajan para estas grandes firmas. Se pasaría de los espacios de las Sedes en lugares emblemáticos con espacios perfectamente diseñados para la integración interpersonal de los equipos, a cada uno desde su casa “haciendo la guerra por su cuenta”.

En definitiva, el mantra de “equipos juntos y unidos” directamente se esfumaría, y es que por mucho que se puedan hacer “meetings” y “calls” de manera ordinaria, nada cambiaría el levantarte de tu puesto a preguntar a un asociado/socio sobre una duda, o tomarte un café en un pasillo donde surjan ideas con los compañeros, o incluso el disfrutar de un “afterwork” un jueves al salir del Despacho. Al mismo tiempo se perdería el sentimiento de prestigio y orgullo de trabajar en uno de los lugares más prestigiosos de la esfera jurídica, circunstancias que los departamentos de recursos humanos de los grandes despacho siempre han jugado de manera extraordinaria vendiendo a sus potenciales candidatos el sentido de pertenecer a sus firmas y trabajar para ellas. Si estás en tu casa en pijama teletrabajando, al final pierdes el sentido de pertenencia y además se pierde inevitablemente la cultura de marca de dicha corporación. También se pierde la capacidad directa de aprendizaje de los jóvenes respecto a sus abogados seniors.  Igualmente, esto se vería reflejado en los clientes exactamente por los mismos motivos descritos, por lo que estas firmas buscaran un equilibrio, dejando al menos por el momento, los proyectos de mega-edificios llenos de abogados y apostando por la semipresencialidad pero siendo la misma contenida para que no afecte en exceso a lo sembrado durante años.

• Despachos medianos y Boutiques legales: Por mucho que podamos pensar, erróneamente, que estos Despachos no son como las grandes Firmas, a todos los efectos funcionan casi de manera idéntica a los grandes Despachos.

Los Despachos medianos y Boutiques legales cuentan en ocasiones hasta con 50 abogados en su plantilla y su funcionamiento está jerarquizado de la misma manera (juniors, asociados, socios, counsels…). Por lo tanto, los efectos que ha mostrado la pandemia respecto a la necesidad o no de la presencialidad son igualmente extrapolables a estos Despachos.

La disponibilidad directa hacía el cliente hace de estas estructuras medianas de despachos que la sede física sea necesaria

Quizás la principal diferencia sea la especialización de las Boutiques, ya que estas implican que directamente el cliente acude a dicho Despacho por una materia concreta o por unos profesionales concretos, por lo que la atención directa a estos clientes en muchas ocasiones debe ser necesariamente presencial. En este sentido el despacho físico si va a seguir jugando un papel primordial a la hora de atención a los clientes, debido precisamente a que la cercanía con el cliente es parte del servicio que ofrecen estas Firmas.

En definitiva, la disponibilidad directa hacía el cliente hace de estas estructuras medianas de despachos que la sede física sea necesaria, sin que ello no impida que determinados abogados de un rango inferior si puedan teletrabar en un híbrido semipresencial, a lo que inevitablemente se derivaría en un cambio de funcionamiento que anteriormente se había fomentado, que era la unidad total de equipos.

• Abogados independientes y Firmás jóvenes: Estos Despachos, tras la pandemia, no deberían perder sus Sedes físicas salvo que directamente opten por ofrecer un servicio exclusivamente digital.

Los abogados independientes basan todo su negocio en su persona, ya que ellos mismos hacen de; comerciales, contables, letrados, etc. En gran medida tan solo cuentan con un personal de secretariado y si acaso con otros compañeros con los que comparten espacios. Es decir, los clientes acuden a estos abogados por quienes son y en la mayoría de las ocasiones por recomendación personal de conocidos o clientes del propio Despacho. En definitiva, son el ejemplo clásico de la profesión tradicional de la abogacía y esta condición, es inseparable de la interrelación directa entre abogado y cliente.

Con esto se incide en que para estas estructuras de pequeños Despachos, no se puede perder el trato directo con el cliente y por lo tanto es despacho físico es primordial, aunque sea una sala de la propia casa del abogado, pero es que la relación profesional con el cliente siempre parte desde la confianza y la presencia física se puede hacer inevitable. Efectivamente, en los tiempos que corren, se pueden iniciar relaciones personales y profesionales sin conocerse físicamente, pero cuando hablamos de asentar la confianza, finalmente el contacto directo se hace necesario. Si extrapolamos esta cuestión a las relaciones de amistad o sentimentales, las mismas evidentemente pueden nacer desde una pantalla, un chat, conversaciones telefónicas, etc. pero al ser cuestiones que afectan a directamente a la vida de una persona , siempre va a ser necesario el contacto físico, al igual que sucede con este tipo de abogados, ya sea para comprobar la veracidad o para avanzar en la relación.

Los abogados independientes basan todo su negocio en su persona

A las Firmas jóvenes, en cambio, puede que la pandemia les haya hecho ver una nueva estrategia de negocio. Los jóvenes abogados o los abogados que deciden iniciar su proyecto, tenían como guía inicial el modelo de las grandes Firmas, es decir, el modelo de equipos unidos, espacios abiertos, imponentes sedes, áreas multidisciplinares, etc. Pero lo que ha evidenciado la pandemia es que quizás se estaba abusando de dicho modelo y no lo hacía más eficiente que al menos la semipresencialidad, tanto económica como profesionalmente.

En este sentido ya estamos viendo como se están lanzando “startups” y proyectos de abogacía plenamente digital, en el que la interrelación física entre abogado y cliente es totalmente telemática. Bien, estos proyectos ya se iniciaron antes de la pandemia, pero lo cierto es que ahora han crecido aprovechando el fomento de estas prácticas desde el inicio de la pandemia, veremos si efectivamente se asientan en el mercado de la abogacía de manera definitiva en los años sucesivos.

• Conclusiones

Para comprender el presente y tratar de anticiparnos al futuro, primero debemos entender el pasado.  Así pues, la abogacía, como oficio, es una profesión de las llamadas clásicas, organizadas socialmente y con autonomía propia desde la Antigua Roma. Es decir, no estamos ante una nueva profesión que ha nacido en la era digital y esta cuestión no es baladí. Obviamente, quien no se adapta a los nuevos tiempos, termina quedándose atrás y por lo tanto, el servicio que prestará estará desfasado y será ineficiente o de baja calidad.

Podemos igualmente hacer una analogía de esta cuestión con la medicina. La medicina existe desde que existen las personas y lógicamente, las técnicas han evolucionado a lo largo de los tiempos. En la Antigua Grecia, cuando un atleta sufría una luxación de hombro de manera habitual, una de las técnicas para corregir esta patología de inestabilidad era la aplicación de hierro al rojo vivo en la parte perjudicada del hombro para quemar los tejidos y dotarlos de mayor rigidez. Hoy en día, se puede operar un hombro con un artroscopio. El caso es que la medicina ha avanzado en sus técnicas pero la función es la misma, sanar a los pacientes. En la abogacía pasa lo mismo, el objetivo sigue siendo el de defender, proteger o favorecer los intereses de los clientes, ya sea judicial o extrajudicialmente. Efectivamente, hoy en día, por ejemplo, los abogados ya no tienen que buscar de manera abstracta en grandes compendios jurídicos de doctrina o de jurisprudencia, sino que tienen por ejemplo, a su disposición bases de datos que filtran y van al detalle de lo relevante, lo que supone un gran ahorro de tiempo. Volviendo a la medicina, las consultas virtuales existen, pero no por ello han dejado de existir los hospitales o las consultas privadas, ya que al fin y al cabo, los médicos atienden a personas y despersonalizar toda atención carecería de sentido. Pues en ese sentido, ¿por qué hemos entrado en el debate de que van a desaparecer los despachos físicos?, el trabajo telemático y el presencial pueden ser perfectamente complementarios, sobre todo en nuestra profesión, la cual es profundamente social y se basa en la interrelación entre las personas como reza el artículo 1 del Estatuto General de la Abogacía “La Abogacía es una profesión libre e independiente que presta un servicio a la sociedad en interés público […]”.

No estamos ante una nueva profesión que ha nacido en la era digital y esta cuestión no es baladí

Lo que ha evidenciado la pandemia es que en muchas ocasiones estabamos abusando de la presencialidad y hacíamos ineficiente la misma en muchas ocasiones, pero lo que no debemos confundir es teletrabajo con digitalización. El teletrabajo consiste en que las mismas funciones laborables asignadas se puedan hacer desde un lugar distinto al despacho físico, en cambio la digitalización consiste básicamente en: automatizar procedimientos, fácil acceso a archivos y reducir el formato papel. Es decir, ni el teletrabajo ni la digitalización suple, al menos por el momento, la relación directa entre las personas. No es lo mismo una conversación por zoom con un amigo, que tomarte en una terraza un café con él, y eso como seres sociales que somos, es prácticamente inevitable.

Lo que ha evidenciado la pandemia es que en muchas ocasiones estabamos abusando de la presencialidad y hacíamos ineficiente la misma en muchas ocasiones

No podemos pasar del todo al nada en cuestión de meses, ya que ni antes era perfecta la obligatoriedad de la presencia en el Despacho bajo todas las circunstancias, ni ahora los Despachos deben convertirse en entes sin presencia física. Quizás la pandemia nos sirva para buscar un equilibrio, y no tanto de cara al cliente, que le puede venir sin cuidado si estamos en la sede del Despacho o en casa mientras que su encargo profesional sea satisfactorio, sobre todo debe servir para que los abogados puedan tener una mejor conciliación personal apoyándose en la digitalización. Por ejemplo: ¿Cuántos hemos acudido enfermos al Despacho innecesariamente cuando la mismas gestiones las podríamos haber hecho en remoto bajo esas circunstancias? En este sentido tiene que habernos ayudado la pandemia, en mostrarnos que la tecnología y la digitalización pueden hacernos la vida más cómoda, pero sin que olvidemos que somos seres sociales, por lo que la integración de los equipos y la atención a clientes, hace que la existencia de los despachos físicos no debe perderse, para que siga siendo éste el ágora de nuestra profesión.