OKR en despachos de abogados: una metodología revolucionaria

La transformación de los despachos de abogados es un asunto de actualidad. El auge de las legaltech amenaza el trabajo tradicional legal y muchas firmas reevalúan sus estrategias a fin de ser más eficaces. La tecnología, la digitalización y la implementación de técnicas de automatización han alterado el sector legal.

A pesar de que muchos despachos de abogados siguen métodos de trabajo tradicionales, otros están tomando conciencia de innovar y de apostar por metodologías más prácticas.

The Impact Lawyers muestra el sistema de planificación de los OKR de las que se sirven las firmas más innovadoras. También recopila testimonios de despachos de abogados que ya han implementado la metodología OKR, analizando cómo alcanzan sus objetivos vitales. A su vez, se muestran modelos que ayudan a implementar esta metodología en cualquier firma.

De cara a una mejor consecución de la metodología OKR es relevante disponer de conocimientos básicos del mismo.

1. ¿Que son los OKR?

Los OKR (Objetive and Key Results) son una metodología de gestión que facilita alcanzar Objetivos y Resultados Clave. Este sistema fue creado por un ex CEO de Intel, Andrew Grove, y ha sido utilizado por Google en las últimas dos décadas.

Andrew Grove (Fuente: HD-Tecnología)

Los OKR permiten a los equipos centrarse en las grandes apuestas y en lograr objetivos más ambiciosos. Los OKR ayudan a los departamentos y a los trabajadores a salir de su zona de confort, a priorizar el trabajo y a aprender tanto del éxito como del fracaso que conlleven las tareas que realicen.

2. ¿Por qué los OKR son una metodología única?

Los OKR son una herramienta de planificación a corto plazo para, por medio del logro de pequeños resultados, alcanzar los objetivos vitales en su firma o proyecto. Los ciclos de los OKR son de carácter trimestral o anual y su fijación temporal distingue este método de otros más largos y complejos.

Por medio de los OKR se potencian virtudes en su firma:

• Transparencia: El sistema de planificación previsto en la metodología OKR obliga a mejorar la comunicación con todas las áreas y profesionales de su firma, o al menos con aquellas con las que consideres vitales para la consecución de los objetivos marcados.
• Temporalidad: Los OKR se estructuran por ciclos. El modelo original de Intel establecía objetivos mensuales. Las compañías que adoptan los OKR reducen el tiempo de fijación de objetivos de meses a días. Como resultado, invierten sus recursos en lograr sus objetivos y no en establecerlos.
• Focalización: Los pocos objetivos marcados en la hoja de ruta resaltan durante toda la planificación, y estos se tienen que llevar a cabo en un corto plazo, por lo que todos los trabajadores visualizarán las mejores medidas a adoptar para llegar los objetivos marcados.
• Compromiso: Los OKR exigen un modelo de revisión constante, para determinar si se está siguiendo el camino correcto o, bien, confirmar que las acciones tomadas no están llevando a ningún sitio.
• Colaboración y unión: Seguir con la metodología marcada por los OKR durante toda su trayectoria funcional favorece la coordinación de todos los equipos de una firma. Al tratarse de lograr todos juntos a un mismo objetivo, se mejora la comunicación y transparencia entre todos. También se incrementa la colaboración entre los diferentes departamentos. Todos reman hacia el mismo sentido.
• Objetivos ambiciosos (y no siempre fácilmente alcanzables): La filosofía que se muestra con los OKR choca con la consecución completa de todos los objetivos, ya que, de completarse todas al 100%, estas se considerarían demasiado fáciles.

Los OKR permiten a las firmas aspirar a alcanzar objetivos desafiantes. Objetivos que facilitan a la firma replantear la forma de trabajar para alcanzar el máximo rendimiento.

A pesar de lo bien estructurado que pueden mostrarse los OKR, ello no quiere decir que sea una metodología sencilla de llevar a cabo; conlleva un compromiso constante y una revisión periódica. Se recomienda realizar las reuniones de planes, progresos y problemas (PPP) y acompañarlas, a su vez, con otras reuniones de conversaciones, feedback y reconocimiento (CFR).

3. ¿Cómo diseñar los OKR?

Los OKR son sistemas de planificación para lograr un determinado número de objetivos. Es importante diferenciar entre los Resultados Clave y las tareas que llevarán a cabo los trabajadores de un proyecto. Es decir, las tareas no solo tienen que acometerse, tienen que aportar valor de cara a futuros resultados.

¿Cómo se pueden llevar a la práctica?

Se recomienda realizar, primero, una dinámica de diseño de los OKR:

1. Se tendrá que realizar una exposición de los objetivos que se quieren llevar a cabo por medio de los OKR. En esta exposición se fija una misión principal. Al acabar esta exposición, todos los miembros de la firma deberían proponer ideas que puedan facilitar la consecución de tales objetivos.
2. En el caso de que no exista un acuerdo sobre los objetivos que se consideran necesarios para la firma, se recomienda que cada uno de los miembros presente dos objetivos que considere primordiales. Junto con esos objetivos, se especificarán aquellos Resultados Clave necesarios para lograr los objetivos propuestos.
3. Matizar las tareas que se tendrán que llevar a cabo y bajo qué herramientas y empleados/departamentos de la firma.
4. Se tienen que fijar los plazos. También es necesario establecer reuniones periódicas para llevar a cabo labores de revisión, reflexión y feedback de las tareas pasadas, presentes y de aquellas que se realizarán en el futuro.

Adjuntamos un ejemplo de fijación de plazos:

Gráfico timeline de los OKR (Fuente: Rework)

Consejos:

Se recomienda utilizar una plantilla Excel sencilla para monitorizar las tareas y poder valorar al término de cada una de ellas si realmente ha aportado valor a la firma, y si a través de ellas se está siguiendo el camino planeado. Previsualizar la llevanza de cada una de las tareas es vital, de cara a cumplir los plazos establecidos en los OKR.

Es primordial elegir un número adecuado de Resultados Clave y que estos sean realizables. Como dijo Marissa Mayer, ex vicepresidenta de Google:

“If it does not have a number, it is not a Key Result”.

4. ¿Qué beneficios aportan los OKR?

• Refuerza la alineación entre departamentos y equipos: La fijación de objetivos comunes facilitará la conexión entre todos los trabajadores.
• Mejora la disciplina y priorización de las tareas: Los equipos establecen los objetivos que beneficien al conjunto de la organización. A su vez, los equipos fijan tareas, de tal manera que las tareas de unos puedan complementar a las tareas de otros. Aumenta la disciplina interdepartamental.
• Genera una comunicación fluida y transparente: Los OKR deben ser públicos dentro de una organización para que cada empleado conozca los objetivos y las métricas de la organización para el éxito. La comunicación entre los diversos equipos y trabajadores se verá enriquecida, ya que todos ellos conocen las metas que persigue la firma.

Los OKR han cosechado muy buena aceptación entre las empresas más innovadoras. Ya hemos mencionado a Intel y a Google. Ahora remitimos las impresiones del anterior CEO de Twitter, Dick Costolo, sobre los OKR:

“Son una forma estupenda de ayudar a todo el mundo en la empresa a entender lo que es importante y cómo se va a medir lo que es importante”

5. Errores típicos

A continuación, citamos los errores más comunes a la hora de implementar los OKR:

• Ver los OKR como si fueran una lista de tareas al uso. No todas las tareas conducen a un fin. Es por ello por lo que es crucial fijar tareas relevantes.
• Establecer demasiados objetivos. Se han de determinar un número concreto de objetivos. La cantidad de ellos dependerá de lo que se quiera alcanzar.
• Fijar objetivos de escaso valor y repercusión. No todos los objetivos beneficiarán a una firma, o serán lo suficientemente valiosos.
• Planificar Resultados Clave insuficientes para llegar a lograr los objetivos deseados. Cada objetivo requiere de un número determinado de tareas. Sin las tareas necesarias, no se lograrán los objetivos.
• Escasa conexión interdepartamental. Los OKR exigen comunicación y fluidez entre departamentos. Sin esta conexión la consecución de los objetivos se dificulta.
• Falta de revisión continua. Las revisiones periódicas son unos de los ejes primordiales en esta metodología. Las tareas cambian y los plazos se ajustan al calendario de la firma.

¿Le ha gustado la metodología OKR? ¿Quiere implementarla en su propio despacho?

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Enlaces de referencia:

• What is OKR?
• Guide: Set goals with OKRs
• Qué es un OKR y cómo implementar la metodología de Objectives and Key Results
• Objectives and Key Results
• OKR: qué es y cómo implementar la metodología de objectives and key results