Factores cruciales y subestimados en la gestión del tiempo y la productividad en la práctica legal

La gestión del tiempo es uno de los mayores desafíos que enfrentan l@s abogad@s en su día a día, dada la variedad de responsabilidades y el flujo constante de tareas. Las consecuencias no gestionar bien el tiempo son la acumulación de trabajo, desmotivación, procrastinación, burn out y estrés, impactando negativamente en la salud mental de l@s abogad@s.

Mejorar la productividad conlleva algo más que aplicar técnicas y herramientas; requiere un análisis profundo de los factores que contribuyen al control del tiempo.

Muchos abogados reconocen que buscan escapar de la dificultad de casos complejos, la frustración con ciertos clientes, el cansancio y un exceso de perfeccionismo, recurriendo a diferentes distracciones como visitar las redes sociales, utilizar el teléfono móvil o navegar por internet, impidiéndoles ser los suficientemente productivos.

Por tanto, un manejo del tiempo inadecuado no se debe únicamente a la falta de organización y planificación, sino a la necesidad de poder “escapar” de las propias frustraciones surgidas ante la dificultad de un caso, la gestión de un cliente particularmente difícil, o ambientes de trabajo poco satisfactorios.

Desde mi experiencia como coach jurídico, he observado que la gestión del tiempo es, a menudo, un síntoma de problemas más profundos, y no tanto el problema en sí mismo.

En este contexto, ¿cuáles son los factores que contribuyen a esa falta de productividad o una gestión poco eficiente del tiempo?

Cansancio físico

Si bien puede ser evidente, el cansancio está estrechamente ligado a la capacidad de pensar con claridad, organizarse y planificarse. Descansar adecuadamente y cuidar del bienestar físico son aspectos cruciales para la productividad de l@s abogad@s.

El ‘burn out’ es un problema muy presente en del derecho. (Imagen: E&J)

Desgaste y agotamiento emocional

El ejercicio de la abogacía implica una presión emocional constante, al interactuar con multitud de personas y situaciones. Lo cual implica la necesidad de poder expresar, reconocer y comprender nuestro estado emocional, a fin de mejorar nuestro autoconocimiento y satisfacer nuestras necesidades.

Exceso de perfeccionismo

El perfeccionismo está relacionado con el establecimiento de estándares extremadamente elevados en la actividad profesional, con la tendencia a buscar mejoras indefinidamente a un trabajo o escrito, sin decidirse a considerarlo acabado. El perfeccionismo no debe confundirse con la excelencia, por cuanto en la excelencia se reconoce la posibilidad de seguir mejorando el trabajo, mientras que el perfeccionismo puede impedir considerarlo acabado.

El exceso de perfeccionismo suele estar motivado por la inseguridad hacia el propio trabajo o el asunto que se está abordando, junto con el temor al fracaso y a la percepción que tendrán de ello los clientes o los superiores. Es crucial recordar que incluso detrás de los fracasos hay valiosos aprendizajes que no deben pasarse por alto.

Desmotivación hacia la tarea a realizar

A menudo procrastinamos en tareas o temas que nos desagradan, que dominamos menos o que encontramos tediosos. En este sentido, cabría preguntarse si es posible delegar esos temas o reenfocarlos. Si no es factible delegarlo, es importante analizar cuáles son los obstáculos en la resolución de este asunto y qué dificultades estamos enfrentando. Las respuestas a estas preguntas pueden proporcionar pistas, sobre la deficiente gestión del tiempo en asuntos determinados.

No poner límites

Saber decir “no” es una de las prioridades para administrar eficazmente nuestro tiempo. En este sentido, es importante mantener el control de nuestra agenda y no permitir que otros dicten nuestras prioridades. Por ello, debemos reservar momentos en los que nadie pueda interrumpirnos o imponernos sus urgencias. Debemos tener claridad y discernir entre lo que es verdaderamente urgente y lo que no lo es, para no dejarnos llevar por las demandas urgentes de otros. Además, es importante educar a clientes, colaboradores y equipos sobre la gestión de plazos y prioridades que realmente requieren nuestra atención y tiempo.

La gestión de equipos y personas es otro de los factores más influyentes en la productividad. (Imagen: E&J)

Problemas en el establecimiento de procesos

Los procesos son fundamentales para la gestión del tiempo del despacho. Cada despacho debe establecer sus propios procesos basados en su operativa, cultura y equipo.  A este respecto, resulta crucial contar con procesos eficientes, mediante la definición de objetivos realistas, la optimización de la comunicación interna, el establecimiento de indicadores clave de rendimiento y el desarrollo de protocolos estandarizados. Además, revisar regularmente los procesos para identificar aquellos que son ineficientes y que, podrían estar afectando, a la productividad del despacho.

Gestión de equipos

La gestión de equipos y personas es otro de los factores más influyentes en la productividad. Para ello, es crucial clarificar roles y responsabilidades, fomentar un ambiente de confianza y colaboración, establecer canales efectivos de comunicación y resolver conflictos de manera abierta y constructiva. Además, la implementación de una delegación eficaz, asignando tareas de manera apropiada y equilibrando las cargas de trabajo, puede ayudar a los abogados jóvenes a desarrollar habilidades y asumir responsabilidades.

En consecuencia, la gestión del tiempo y la productividad son aspectos complejos que no solo requieren la aplicación de técnicas de gestión, sino también la consideración de la dimensión humana del abogado, con todas sus complejidades y particularidades personales.