Las operaciones legales ayudan a modernizar el papel del abogado ‘in house’ en las organizaciones, según Catenon

El rol del abogado in house está mutando. Hoy, cuando se habla de legal operations manager (OPs), se piensa en un socio estratégico centrado en dirigir los procesos internos del departamento jurídico para que estos se alineen a la estrategia empresarial. Según la consultora Catenon, “las operaciones legales están destinadas a mejorar la eficiencia, rapidez y gestión de riesgos legales en las empresas, y su relevancia continuará creciendo en el futuro”.

En esta responsabilidad, el legal operations manager debe participar activamente en el análisis de datos, la toma de decisiones y el desarrollo de acciones estratégicas que agreguen valor e impacto a las actividades del departamento legal, generando un impacto directo o indirecto en el éxito de toda la organización. “Un perfil que exige profesionales capacitados no solo en el área legal, sino también en asuntos financieros, gestión de procesos y de tecnologías”, indica Laura Urue, directora de consumo en Catenon.

Los legal operations u operaciones legales tienen como objetivo gestionar el departamento jurídico de una empresa de manera empresarial. Este enfoque implica que las asesorías jurídicas deben alinearse con la estrategia de la compañía, ser eficientes, utilizar indicadores, formar a su personal, gestionar proveedores y proporcionar reportes basados en datos y niveles de riesgo.

“Tradicionalmente, los abogados se han enfocado en resolver problemas legales. En este modelo, se convierten en directivos y participan en la estrategia de la empresa. Un escenario más común en empresas con una cultura legal promovida por los CEO o el consejo, que valoran una asesoría jurídica integrada en el negocio”, comenta Alicia Garbayo, responsable de legal en el equipo de Urue.

En España, todavía son mayoría las asesorías jurídicas reactivas que necesitan mejorar la percepción del valor de su trabajo. Para ello, deben utilizar herramientas empresariales, datos e indicadores para demostrar su aportación al negocio.

Laura Urue aclara que Legal Operations Manager es un nuevo perfil que surge en las asesorías jurídicas de las empresas. (Imagen: Catenon)

Las legal operations son una profesión en rápido crecimiento y evolución. Según el Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), en una comunidad global de expertos centrada en redefinir el negocio del derecho y ayudar a los profesionales legales a colaborar entre sí y otros actores de la industria, hay doce áreas claves en su actividad:

1. Planificación estratégica: Alinear la estrategia del departamento jurídico con la de la empresa, priorizando según las necesidades del negocio.
2. Formación: No solo en aspectos legales, sino también en habilidades empresariales.
3. Business intelligence: Analizar datos para focalizar esfuerzos.
4. Gestión financiera: Evaluar el impacto económico de las actividades legales.
5. Gestión de proveedores: Seleccionar y gestionar proveedores de servicios jurídicos y tecnológicos.
6. Gobernanza corporativa: Diseñar políticas y procedimientos.
7. Gestión del conocimiento: Establecer procedimientos para ser eficientes y utilizar tecnología adecuada para el archivo y la búsqueda de documentos.
8. Organización y bienestar: Colaborar con recursos humanos en la gestión de carreras y bienestar del personal jurídico.
9. Operaciones: Incorporar talento adecuado para la gestión de operaciones legales.
10. Project management: Convertir asuntos legales en proyectos, estableciendo indicadores y equipos adecuados.
11. Modelos de entrega de servicio: Crear ecosistemas de servicios eficientes.
12. Tecnología: Optimizar y mejorar la eficiencia a través de la tecnología

Apuesta por la modernización

Para Eugenia Navarro, socia fundadora de Legal Operations Institute Studies (LOIS), “las operaciones legales juegan un papel crucial en los departamentos legales de las organizaciones modernas. Se encargan de mejorar la eficiencia, efectividad y costes de la función legal a través de procesos, recursos y el uso de tecnología”.

“En definitiva, se trata de aplicar técnicas de gestión empresarial a las áreas legales para optimizar su eficiencia, adaptarse mejor a las necesidades de sus negocios y contribuir a la competitividad de la compañía. Pero las operaciones legales no son una nueva profesión; muchos departamentos han trabajado en eficientar sus funciones y generar valor, pero sin llamarlo ‘operaciones legales’. Estas dos palabras generan un marco común para, como decía Lola Conde, todo lo no legal de lo legal.”

Esta experta se pregunta: «¿Qué está impulsando el crecimiento de las operaciones legales? En la década de 1980 y antes, los departamentos legales corporativos se centraban casi por completo en el riesgo y el cumplimiento, y en asesorar al negocio de manera reactiva. La función legal se entendía como un coste, y además se veía como un stopper. La complejidad del entorno, la mayor regulación y la globalización de los mercados ha hecho más relevante la función jurídica», indica.

Desde su punto de vista, “por este motivo, la demanda de servicios legales (y por tanto los costes) ha aumentado y la necesidad de eficiencia es cada vez mayor. Ahora, se espera que el departamento legal administre presupuestos, mejore procesos, haga propuestas estratégicas y que el reporting sea con datos y de manera numérica”.

Eugenia Navarro cree que esas Operaciones Legales han profesionalizado el trabajo de estas asesorías de empresa. (Imagen: Lois Legal)

Al mismo tiempo, Eugenia indica que “estos requerimientos exigen que el departamento legal actúe más ‘como una empresa’, aplicando técnicas de gestión específicas para la naturaleza del mundo jurídico. El desafío para un equipo legal tradicional es que las habilidades necesarias para afrontar estos retos de manera efectiva no son necesariamente parte del repertorio estándar formativo que ha recibido un abogado. Esto ha llevado a la necesidad y la rápida difusión de tecnología, procesos y personas específicas en operaciones legales”.

Desde su punto de vista, “los proyectos de operaciones legales no siempre son tecnológicos; requieren de una visión global y de una priorización en función de la estrategia de la compañía. No en vano, es la profesión de mayor crecimiento en el sector legal. No hay muchos perfiles disponibles; de hecho, es un perfil mixto, muy único en el mercado porque requiere del conocimiento del negocio legal y, a la vez, de tecnología, procesos e indicadores. Hemos visto recientemente el nombramiento de este tipo de profesionales en grandes empresas españolas, pero su origen es diverso. El más común es el de abogado con formación adicional. No existen muchos cursos con esta formación específica, sin duda una profesión de futuro”.

Principales tendencias y desarrollo de legal OPs en España

Este estudio de Catenon define cómo está encajando la tendencia de utilizar las legal operations en las asesorías jurídicas de las empresas, una tendencia en auge en nuestro país y que se espera se automatice aún más con el uso de la IA.

• Automatización de contratos: En España, la adopción de tecnologías legales, conocidas como legaltech, está en auge. Estas tecnologías incluyen herramientas para la automatización de contratos, análisis predictivo de litigios y cumplimiento normativo. Por ejemplo, el uso de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático es una tendencia clave, permitiendo a los equipos legales predecir riesgos contractuales y de cumplimiento antes de que ocurran.
• Mejora en la gestión de proyectos legales: Se están desarrollando herramientas de gestión de proyectos legales más sofisticadas, que ofrecen funciones avanzadas para el seguimiento de presupuestos, la automatización de flujos de trabajo y la asignación de recursos. Esto permite alinear los objetivos legales con los resultados comerciales y resaltar el valor del departamento legal dentro de la organización.

Alicia Garbayo advierte que las legal operations convierten a los abogados de empresa en directivos. (Imagen: Catenon)

• Colaboración y facturación transparente: Las plataformas de facturación electrónica están revolucionando la forma en que los equipos legales internos y sus bufetes de abogados colaboran, permitiendo una mejor gestión de los compromisos y los arreglos de honorarios. Esto proporciona una transparencia total en el proceso de facturación y asegura que los gastos legales se alineen con las expectativas.
• Desafíos y oportunidades: A pesar del entusiasmo, existen barreras de entrada en la adopción de tecnologías legales en España. Los principales obstáculos incluyen la falta de presupuesto y la falta de conocimiento sobre las soluciones existentes. Sin embargo, estos problemas pueden abordarse mediante una formación interna robusta y la colaboración estrecha con proveedores de tecnología para realizar pruebas y pilotos antes de la implementación completa.

En todo caso, las legal operations están avanzando rápidamente en España, impulsadas por la innovación en legaltech y un enfoque estratégico en la eficiencia operativa. La participación en eventos internacionales y la adopción de tecnologías emergentes son esenciales para mantenerse a la vanguardia en este dinámico campo.

Empresas y OPs

Jesús Gragera es el global legal operations manager y digital innovation & AI de Fluidra, grupo multinacional que cotiza en la bolsa española. Es una empresa líder a nivel global dedicada al sector de la piscina y el wellness. Fundada en 1969, Fluidra cuenta con una dilatada experiencia en el desarrollo de servicios y productos innovadores en el mercado de la piscina residencial y comercial a escala global. Esta empresa tiene un área legal formada por 23 abogados, de los cuales dos se ocupan de las legal operations, además del apoyo en distintos países de los despachos que les asesoran.

Para este jurista, “nosotros llevamos dos años y medio con esta estructura. Nuestra posición es global porque el departamento jurídico tiene tres sedes y lo que hacemos es gestionar estas legal operations para todo el grupo. Al final, lo que nos dimos cuenta es que el trabajo del día a día era intenso, y nadie tenía tiempo para pararse a pensar, a analizar y a mejorar. Si nadie hace eso, era difícil progresar, no solo en cuanto a implementación tecnológica, que es lo que vende más, sino también a nivel de procesos, procedimientos, interlocución interna”.

Desde su punto de vista, hablar de legal operations son “todas las acciones tendentes a mejorar el trabajo del departamento legal, hacerlo más eficiente y aportar valor a la organización. Son muchas acciones diferentes que pueden mejorarse de forma objetiva. Ahora, con la automatización de los contratos, hemos reducido el tiempo de realizarlos de forma notable; igual sucede con los procesos de firma digital en lugar de manual o en la contabilización de las facturas que contratamos. Nuestro objetivo ahora es cambiar la metodología de trabajo para ser más eficientes”.

Jesús Gragera asume el rol de manager de legal operations a nivel global de la empresa: “De esta forma, podemos tomar decisiones”. (Imagen: Fluidra)

Esa eficiencia de la que nos habla Gragera tiene que ver en la relación de esta área jurídica con el resto de departamentos de la empresa, junto con la propia modernización del área legal de la compañía. “Al mismo tiempo, las relaciones con los despachos de abogados se gestionan también a nivel de operaciones legales. Se trata de tener claro a quién contratamos, por qué, qué criterios se siguen, a partir de qué importe ponemos a competir a los despachos, su evaluación y ver si encaja con la cultura de nuestra organización. Se trata de que podamos disponer de estos datos y hacer la comparativa a lo largo de estos años”.

Al final, con todos estos datos que surgen de las legal operations, asesorías jurídicas como la de Fluidra pueden tomar decisiones de cómo actuar a corto y medio plazo. “Al final, objetivizamos todo lo posible la contratación. Así, tenemos en cuenta al abogado que trabaja con nosotros desde hace años y sabemos que lo hace bien. A partir de una cantidad establecemos un tender mínimo de tres competidores. Es un ejercicio de transparencia que nos permite justificar por qué contratamos un despacho. El otro elemento que observamos es que las ofertas que recibimos son más competitivas”.

La empresa está operativa en 45 mercados diferentes. “Eso hace que realmente nuestros asesores legales, muchos de ellos, sean de aquellas jurisdicciones y den apoyo al área legal interna, que para toda la empresa es un equipo de 23 abogados. Ahora tenemos más control de su trabajo. De hecho, nuestras filiales reportan a la dirección jurídica de la empresa cuál es su grado de satisfacción con ese abogado local, qué importe estamos retribuyendo y otras características del servicio. Es información clave y esos datos nos ayudan a tomar decisiones en esta área jurídica”.

Sobre la profesionalización de la empresa, Jorge Gragera subraya que “el desarrollo de ser una empresa familiar a convertirnos en una multinacional ha ayudado a dinamizar el área legal de la compañía. En nuestro caso, desde nuestra fusión con Zodiac, uno de nuestros competidores mundiales, tuvimos una serie de duplicidades de asesores y sociedades, lo que hace que sigamos trabajando en el día de hoy para una mejor optimización de los servicios. En este contexto, el área legal interna ha crecido notablemente y los abogados externos nos ayudan en el cumplimiento normativo”.