Cómo teletrabajar y gestionar tu despacho desde casa

La pandemia de covid ha provocado algunos cambios importantes. Uno de ellos es el teletrabajo. Cada vez son más las empresas que aprovechan la inercia de una forma de trabajar que se tuvo que poner en práctica ante el confinamiento de la población, pero que ha demostrado una serie de ventajas que hacen que sea cada vez más tenida en cuenta.

Entre las empresas que se han apuntado a alguna forma de teletrabajo están los despachos de abogados. Puede que tu despacho sea de los que aún no han dado el paso hacia el trabajo en remoto porque crees que no es factible, o porque no sabes cómo puedes organizarte. Si es así, te ofrecemos una guía muy simple en la que recogemos algunas cuestiones que hay que tener en cuenta.

Delimitar el espacio de trabajo

Hay que tener claro qué espacio de la casa puedes dedicar exclusivamente a trabajar para que puedas crear un ambiente de oficina. Utiliza una mesa espaciosa que te permita tener tu material de trabajo y documentos en orden. Además, usa una silla cómoda y adapta una estantería o cajonera para almacenar y organizar los asuntos con los que debemos trabajar.

Ten a mano el material de oficina que precises precisemos (ordenador, certificado electrónico, bolígrafos, subrayadores, post-it, carpetas, clips, grapadora…) y asegúrate de que tu ordenador tiene instalados los programas necesarios para desarrollar tu actividad.

Cuando teletrabajamos hay que tener bien delimitado el espacio de trabajo. (Foto: E&J)

Reúne información y digitaliza lo que necesites

Selecciona aquella información que vas a preparar para acceder a ella de manera remota. Lo más común, si la tienes en soportes físicos, es digitalizarlo todo y, si lo tienes en un ordenador, ponerlo todo en la nube.

Lo ideal es que lleves los documentos a un entorno en el que no solo puedas acceder a ellos, si no que tengas la posibilidad de editarlos, modificarlos si lo necesitaras o compartirlos de forma ágil y segura.

Continuar la misma rutina que para el trabajo presencial

Al ir a trabajar al despacho seguimos diariamente unos hábitos. Cuando nos quedamos en casa, esa rutina se rompe y puede que nos cueste más empezar a trabajar. Si es tu caso, los expertos recomiendan no alejarse de esta rutina.

En consecuencia, lo aconsejable es mantener los hábitos que ya hemos interiorizado para nuestra vida diaria, como son poner el despertador a la misma hora de siempre o desayunar como lo haces habitualmente. No te quedes en pijama. La cosa no es que nos pongamos la corbata o un vestido de salir, es mejor que estemos cómodos en casa; pero tu mente asociará el cambio de vestuario con la obligación de empezar la jornada laboral.

Establecer horarios

Los abogados, tanto si son autónomos como si están contratados por firmas legales o por empresas, suelen dedicar a su trabajo diario más horas de las que equivaldrían a una jornada completa. Este exceso de jornada laboral se convierte en un craso error cuando hablamos de teletrabajo.

Es recomendable establecer horarios para cada día de la semana y, para ello, es necesario conocer qué tareas debemos realizar cada día, qué asuntos son urgentes y cuáles pueden atenderse en otro momento. De esta manera, resultará sencillo dedicar un espacio temporal a cada una de las tareas pendientes.

Es conveniente planificar pequeños descansos cuando trabajamos desde casa. (Foto: E&J)

Realizar descansos regularmente

Establecer horarios significa, entre otras cosas, que tenemos que planificar descansos, no hacerlo sería contraproducente y podría provocar saturación y estrés. Es fundamental fijar los oportunos descansos, tanto durante la jornada laboral como una vez finalizada la misma. Es necesario descansar 5 o 10 minutos cada 45 minutos o una hora de trabajo, dependiendo de la densidad del asunto que estemos tratando; periodos más largos suponen una disminución de la concentración y, por lo tanto, del rendimiento y la productividad.

Asimismo, es importante mantener los días que habitualmente veníamos dedicando al descanso (por ejemplo, los sábados y los domingos), así como la hora a partir de la cual ponemos a fin a nuestro trabajo diario.

Evitar distracciones

Las personas que conviven contigo en casa tienen que saber que, mientras te encuentres trabajando, debes evitar los ruidos y las distracciones constantes. En el caso de aquellos profesionales que tienen hijos, una de las distracciones más habituales es que éstos intenten acceder a su área de trabajo en cualquier momento. Tienen que tener claro que aunque estés en casa no puedes interactuar con ellos constantemente.

Mantener contacto con los compañeros

La comunicación entre varios miembros del despacho es esencial cuando se trabaja a distancia. Hoy en día, realizar una videollamada no es ningún problema, ya que hay herramientas gratuitas para este fin como Skype o Hangouts de Google. Solo necesitas una conexión a Internet, un micrófono y un ordenador con webcam para realizar llamadas ilimitadas gratuitamente y con varios interlocutores a la vez.

Agenda de plazos procesales y citas

Una agenda y, si puede ser, compartida con el resto del despacho te permitirá controlar al 100% todas las citas con los clientes, las fechas de vistas o los plazos procesales que afectan a tus casos. Google dispone de una magnífica agenda online y en la nube, gratuita y muy fácil de usar que puedes compartir con varias personas.